Semestral

Formato de Celdas de Excel

Existe una gran cantidad de formas para desplegar la ficha Formato de celdas, tanto en las versiones de Excel 2003, 2007 y 2010 puedes seleccionar el grupo de celdas al que deseas aplicar un formato específico, debes seleccionas el botón derecho del ratón y dentro de las opciones que se muestran seleccionas Formato de celdas:

Otra forma no menos importante para desplegar la ficha Formato de celdas es ir a la Cinta de opciones / Ficha Inicio/ Grupo Celdas/ Comando Formato / Formato de Celdas (MS Excel 2007), para (MS Excel 2003) vas a la Barra de herramientas/ Formato/ Celdas.

Mediante las teclas de acceso directo Alt + O + O + E también es posible desplegar la ficha Formato de celdasy a través del método abreviado Ctrl + Mayús + F, adicionalmente en la cinta de opciones tenemos en la Ficha Inicio/ Grupos: Fuente, Alineación y Número existe un  botón ubicado del lado inferior derecho que al seleccionarlo desplega la ficha Formato de celdas.

Al emplear cualquiera de estas opciones harás que se desplegué automáticamente la ficha  Formato de celdastal como se ve en la imagen anexa. La ficha Formato de celdas está compuesta por varias “pestañas” cada una teniendo un fin específico, veamos a continuación una descripción de cada una de ellas:

Pestaña Número:

Esta pestaña es la que aparece por defecto al desplegarse la ficha y contiene todas las categorías con los formatos que podemos aplicar a las celdas tales como:

• General
• Número
• Moneda
• Contabilidad
• Fecha
• Hora
• Porcentaje
• Fracción
• Científica
• Texto
• Especial
• Personalizada

En cada categoría se puede aplicar un formato de celdas de acuerdo a las necesidades que tengas, de todas las categorías existen unas más empleadas que otras por lo tanto conocerlas y ponerlas en práctica te va a facilitar el trabajo y manejo de tablas en muchos casos.

Pestaña Alineación:

Mediante esta pestaña podemos alinear, dar orientación y ajustar el texto de una celda o un grupo de celdas.

Pestaña Fuente:

En esta pestaña tiene la utilidad es posible cambiar el tipo de fuente, estilo, tamaño, tipo de subrayado, color e inclusive dar algunos efectos como: tachado, superíndice y subíndice a una celda o grupo de ellas.

Pestaña Bordes:

En esta pestaña podemos aplicar una variada gama de estilos de bordes a las celdas.

Pestaña Relleno:

Aquí podemos aplicar color de fondo, color de trama y estilos a una o a un grupo de celdas.

Pestaña Proteger:

Si protegemos la hoja de cálculo es posible bloquear y ocultar el contenido de la celda mediante las opciones disponibles en esta pestaña.

Funciones de Excel

Función de Autosuma

La función suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama autosuma  y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo:

Validación de Celdas

Validar una celda nos permitirá crear una lista desplegable de datos (pueden ser cantidades, palabras, etc..) es muy sencillo validar, solo se debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionamos la opción Datos -> Validación de Datos

Nos aparece una ventana como la siguiente:

Donde dice cualquier valor, elegir la opción de lista, en la parte de abajo ay un pequeño cuadrito que se elige y posteriormente seleccionar el rango de celdas(datos) que será nuestra lista desplegable.

Función de Aleatorio

En Excel se puede conseguir con la función:

=ALEATORIO()

que nos proporciona un número aleatorio entre 0 y 1, sin llegar al valor 1. Esto se expresa diciendo que la función genera números aleatorios en el intervalo [0;1).

En realidad, lo que se genera es un número pseudoaleatorio ya que se obtiene con ciertos algoritmos internos, y no sacando por ejemplo, bolas de un bombo de la lotería, o tirando monedas al aire a cara o cruz, lo cual generaría valores realmente aleatorios.

Podemos escribir la función ALEATORIO() en Excel y al pulsar luego la tecla de función F9, derecálculo manual, observaremos que el valor aleatorio que se obtiene cambia. Es un número entre 0 y 1 con muchos decimales. En la siguiente imagen se muestran diez números aleatorios obtenidos con esta función.

Los valores aleatorios también cambian siempre que se recalculen los valores de la hoja, cosa que sucede cada vez que se introduce un nuevo valor o se edita uno existente.

Ejemplo:

Escriba en una celda un número aleatorio con la función ALEATORIO() y en otra celda escriba la palabra Hola. Al pulsar Enter observe como cambia el valor aleatorio ya que se recalcula toda la hoja.

Aleatorios en un Intervalo

Vamos a ver las transformación que podemos realizar partiendo de un aleatorio creado con la función ALEATORIO(), al multiplicar por un número y al sumar cierta cantidad. También veremos cómo podemos quitar la parte fraccionaria y quedarnos únicamente con la parte entera.

Factor de escala

Si a la función ALEATORIO() la multiplicamos por un número la estamos afectando de un factor de escala. Por ejemplo, al multiplicar por 200, el número aleatorio que se obtiene ya no se mueve en el intervalo [0;1) sino en el intervalo [0;200).

=ALEATORIO()*200

Esto supone amplificar 200 veces el resultado obtenido con el número aleatorio.

Función de BuscarV

La función BUSCAR devuelve un valor de una fila o una columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma vectorial de BUSCAR busca en un una fila o una columna (conocido como un vector) para un valor y, a continuación, devuelve un valor de la misma posición en un segundo rango de una fila o una columna. La forma matricial de BUSCAR busca en la primera fila o columna de una matriz para el valor especificado y, a continuación, devuelve un valor de la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

La forma vectorial de BUSCAR busca en un una fila o una columna (conocido como un vector) para un valor y, a continuación, devuelve un valor de la misma posición en un segundo rango de una fila o una columna. Utilice esta forma de la funciónBUSCAR cuando desee especificar el rango que contiene los valores que desea hacer coincidir.

Sintaxis de la forma vectorial

BÚSQUEDA (Valor_buscado,vector_de_comparación,Vector_resultado)

- Valor_buscado es un valor que Buscar busca en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia a un valor.

- Vector_de_comparación es un rango que contiene sólo una fila o una columna. Los valores en el vector_de_comparaciónpueden ser texto, números o valores lógicos. 

Importante Los valores en el vector_de_comparación deben colocarse en orden ascendente. Por ejemplo, -2, -1, 0, 1, 2 o a la Z o FALSE, TRUE. Si no lo hace así, búsqueda no puede dar el valor correcto. El texto en mayúsculas y minúsculas son equivalentes.

- Vector_resultado es un rango que contiene sólo una fila o columna. Debe ser el mismo tamaño quevector_de_comparación.

Nota:

- Si Buscar no puede encontrar el Valor_buscado, coincide con el mayor valor de vector_de_comparación que sea menor o igual al Valor_buscado.

- Si Valor_buscado es menor que el valor más bajo del vector_de_comparación, LOOKUP da el valor de error de #N/A.

Ejemplo:

	A	B
1	Frecuencia	Color
2	4.14	rojo
3	4.19	naranja
4	5.17	amarillo
5	5,77	verde
6	6.39	azul

Fórmula	Descripción (resultado)
=BUSCAR(4.19,A2:A6,B2:B6)	Busca 4,19 en la columna a y devuelve el valor de la columna b que está en la misma fila ("naranja").
=BUSCAR(5.00,A2:A6,B2:B6)	Busca 5,00 en la columna A y devuelve el valor de la columna B que está en la misma fila ("naranja").
=BUSCAR(7.66,A2:A6,B2:B6)	Busca 7,66 en la columna A, encuentra el siguiente valor inferior (6,39) y devuelve el valor de la columna B que está en la misma fila (azul).
=BUSCAR(0,A2:A6,B2:B6)	Busca 0 en la columna A y devuelve un error porque 0 es menor que el valor más pequeño del vector_de_comparación A2:A7 (#N/A).

Fórmulas en Excel

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,  intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual  =  le indica a Excel que los caracteres que le siguen  constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia,  A = p R², se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas:  B1.  Se hace referencia al valor que contiene  la celda B1.

- Constantes:  el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores:  ^ y  *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

- Funciones: la función  PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

Por ejemplo,  la  fórmula   =A5+A4*3  expresa que  se multiplique  el valor que contiene la celda A4 por el valor constante  3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ).  Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel  producirá  27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

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